Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp 

Việc viết email không chỉ đơn thuần là cách thức sinh viên trao đổi thông tin với thầy cô, bạn bè mà còn là phương tiện quan trọng kết nối ứng viên với nhà tuyển dụng hoặc với khách hàng. Tuy nhiên, tình trạng email không có tiêu đề, đầu đuôi không rõ ràng, trình bày lủng củng, cộc lốc… thường xuyên xảy ra. Điều này vừa khiến người nhận email cảm thấy khó chịu, vừa khiến sinh viên đánh mất cơ hội chỉ vì thiếu và yếu về kỹ năng viết và gửi email. Dưới đây là cách viết email chuẩn và chuyên nghiệp các bạn có thể tham khảo.

1. Các lỗi khi viết email thường gặp

Thiếu tiêu đề: Nhiều người gửi email cho người khác thường không có tiêu đề mail (chủ đề cần gửi);

Thiếu lời chào đầu thư: Cũng có nhiều bạn gửi email chỉ có mỗi file hoặc thông tin cần gửi mà thiếu lời chào đầu mail;

Lỗi chính tả và ngữ pháp: Đây là lỗi phổ biến nhất khi viết email. Có thể là do sơ xuất hoặc không kiểm tra kỹ trước khi gửi đi;

Thiếu rõ ràng về mục đích: Một email không rõ ràng về mục đích có thể dẫn đến sự hiểu lầm hoặc làm mất thời gian của người đọc;

Thiếu lịch sự: Việc không sử dụng lời mở đầu, kết thúc hay không cảm ơn đều là những điều có thể làm mất lòng lịch sự trong email;

Thiếu cấu trúc: Email không có cấu trúc dễ gây nhầm lẫn và khó hiểu. Việc sử dụng định dạng, đánh dấu, và đầu mục rõ ràng có thể giúp dễ dàng theo dõi nội dung;

Quên gửi đính kèm hoặc thông tin quan trọng: Đôi khi, trong email, bạn có thể quên gửi tệp đính kèm hoặc thông tin quan trọng mà người nhận cần;

Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp: Việc sử dụng ngôn từ, biểu hiện không phù hợp với người nhận có thể tạo ra ấn tượng xấu và gây hiểu lầm;

Thiếu cẩn thận trong việc gửi cho đúng người: Gửi email cho người không đúng hoặc không liên quan có thể gây ra những rắc rối không đáng có;

Thiếu thông tin liên hệ hoặc chữ ký: Đây là một phần quan trọng của email nhưng thường bị bỏ qua. Thông tin liên hệ và chữ ký có thể giúp người nhận liên hệ lại với bạn một cách dễ dàng;

Quên kiểm tra lại trước khi gửi: Đôi khi, bạn có thể gửi email mà chưa kiểm tra lại nội dung, dẫn đến việc bỏ sót hoặc lỗi không mong muốn.

Sử dụng mẫu email không phù hợp: Sử dụng mẫu email có thể tiện lợi, nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi tình huống. Việc tùy chỉnh mẫu email để phản ánh cá nhân hoặc tình huống cụ thể là quan trọng.

2. Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp 

2.1. Username (tên) email

Khi tạo địa chỉ email, hãy xem xét việc sử dụng họ, tên và/hoặc lĩnh vực chuyên môn để tạo thành username và không nên đặt tên username mang tính giải trí hay trẻ con như kiểu [email protected]. 

VD: [email protected] hay [email protected]. 

Ngoài ra, nếu là sinh viên thì có thể sử dụng đuôi trường học để tăng sự tin cậy. 

VD: [email protected].

2.2. Cách viết email

Sử dụng background màu trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè.

Màu chữ thì nên dùng màu đen hoặc xanh đậm, không nên làm màu mè chữ trong mail có thể ngoại lệ ở phần chữ ký.

Có thể dùng font chữ thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma.

Ở phần chữ kỹ luôn để đầy đủ thông tin liên lạc của mình như họ tên, số điện thoại, địa chỉ. Nếu là sinh viên thì nên cài đặt chữ ký với đầy đủ tên, lớp và thông tin liên lạc của bạn.

Lưu ý: Đầu email cần để lời chào và kết thúc thì có lời cảm ơn. Khi viết xong mail cần phải đọc lại coi đã đầy đủ nội dung hay chưa, có lỗi sai chính tả hoặc thiếu dấu câu nào không. Nếu có gửi kèm theo file hoặc hình ảnh nhớ phải thêm vào.

2.3. Cách gửi email

Điền địa chỉ email của người nhận vào 1 trong 3 phần (hoặc điền cả 3): To, cc và Bcc. Trong đó:

• TO: Email này gửi trực tiếp đến người cần nhận.
• CC (carbon copy): Gửi một bản sao tới các địa chỉ được liệt kê (mọi người thấy được địa chỉ email của nhau).
• BCC (blind carbon copy): Tương tự như CC, tuy nhiên các địa chỉ ở BCC không hiển thị ở email của những người nhận khác.

Điền tiêu đề email cần gửi, thông thường tiêu đề là nội dung chính mà người gửi muốn gửi cho người nhận. Nếu là sinh viên phần tiêu đề thường điền họ tên, MSSV, lớp và chủ đề email của sinh viên đó để khi giảng viên nhận được thì dễ phân loại hơn.